Papierlose Abrechnung für Sanitätshäuser: Wie gelingt die Umstellung?

Die papierlose Abrechnung ist keine Zukunftsmusik. Sie ist heute schon möglich. Wer abrechnungsbegründende Unterlagen von Anfang an digital erzeugt, spart erhebliche Ressourcen: In einem mittelgroßen Sanitätshaus lassen sich schnell etliche Mitarbeiterstunden zurückgewinnen. Wir zeigen, wie der Weg zur papierlosen Abrechnung gelingt.

Sanitätshäuser stehen heute unter doppeltem Druck. Auf der einen Seite steigen die Anforderungen an Wirtschaftlichkeit und Prozesssicherheit. Auf der anderen Seite ist qualifiziertes Personal schwer zu finden. Umfangreiche Verwaltungsaufgaben binden dabei wertvolle Ressourcen. Jede Stunde, die in der Verwaltung gebunden ist, fehlt im Geschäft mit den Kundinnen und Kunden. An genau dieser Stelle wird die Abrechnung zum unterschätzten Hebel. Sie ist in vielen Betrieben über Jahre gewachsen und verursacht hohe versteckte Kosten, die in keiner Budgetzeile auftauchen.

Die Ausgangslage: Papier als versteckter Kostenfaktor

Das Muster ist fast überall dasselbe: Abrechnungsbegründende Unterlagen wie Lieferscheine, Maßblätter und Erhebungsbögen entstehen auf Papier. Sie werden gesammelt, geprüft, kopiert, archiviert und eingereicht. Im Einzelfall erscheint das harmlos. Doch jeden Monat rechnet ein Sanitätshaus hunderte solcher Vorgänge ab. In der Summe entsteht ein Aufwand, der ganze Stellenanteile bindet. Wie sich dieser Aufwand auflösen lässt, konnte die DZH in zahlreichen realen Projekten für kleine, mittlere und größere Sanitätshäuser erfolgreich unter Beweis stellen.

Das Problem ist dabei nicht der einzelne Lieferschein, sondern die Summe. Druck, Hardware, Toner, Archivierung und die laufende Nachbearbeitung verteilen sich auf viele kleine Posten. Zusammen ergeben diese Posten einen erheblichen Aufwand. Noch größer ist nur der Aufwand, der durch das Handling entsteht: Zahlreiche Mitarbeiterstunden für die routinemäßige Bearbeitung dieser Dokumente.

Dazu kommt die Fehleranfälligkeit. Immer wenn ein Beleg verlegt wird oder nicht mehr lesbar ist, bedeutet das Nacharbeit: nachfordern, nachvollziehen, nacherfassen. Das kostet Zeit. Und es bindet Ressourcen. Oft sind es ausgerechnet die erfahreneren Mitarbeitenden, die Fehler besser auflösen können. In mittelgroßen und großen Sanitätshäusern verbringen diese wertvollen Arbeitskräfte also Stunden mit dem Verwalten von Papier.

Viele Betriebe vertrösten sich an dieser Stelle auf die elektronische Verordnung (eVO). Sie soll vieles davon lösen. Doch bis zum flächendeckenden Einsatz vergeht noch viel Zeit. Wer darauf wartet, verzichtet auf viele Verbesserungen, die längst möglich sind.

Die Vorstufe: Belege digitalisieren

Die papierlose Abrechnung beginnt schon bei der Entstehung des Dokuments. Wer ein Dokument auf Papier erzeugt und es anschließend einscannt, hat den Prozess nur verlagert – und sogar einen neuen Zwischenschritt eingeführt. Der Aufwand verschiebt sich dabei lediglich vom Versenden zum Scannen. Echte Entlastung entsteht, wenn das Dokument von Anfang an digital ist. Im Sanitätshaus heißt das konkret:

Am Point of Sale übernimmt eine Sign Station die Unterschrift im Geschäft. Das fertige Dokument landet so unmittelbar im ERP-System. Gute Erfahrungen haben wir bei Anwendungsfällen im Innendienst beispielsweise mit der signStation von carelogic gesammelt.
Auch im Außendienst unterschreiben Kund direkt auf dem Tablet. Der Lieferschein ist damit von der ersten Sekunde an digital, ohne Umweg über Papier, Scanner oder Ablage. Tools wie die App-Angebote des DZH-Partners acriba sind genau dafür gebaut.

Was zunächst nach einer großen technischen Umstellung klingt, ist in der Praxis vor allem eine Frage der Gewohnheit. Nach kurzer Zeit ist der neue Ablauf selbstverständlich – und niemand vermisst den Papierstapel.

Die Lösung: Abrechnen per Schnittstelle

Sobald die wesentlichen Dokumente digital vorliegen, übernimmt die DZH den nächsten Schritt. Über eine Schnittstelle werden nicht nur die relevanten Abrechnungsdaten übertragen, sondern auch die abrechnungsbegründenden Dokumente selbst, direkt aus dem ERP. Lieferscheine, Maßblätter, Erhebungsbögen – alles, was digital erzeugt wurde, lässt sich papierlos einreichen. Das Ausdrucken, das Einscannen und der Postversand werden dadurch überflüssig, genau wie der dafür bislang benötigte Zeitaufwand.

Wichtig ist bei der Umstellung: Ein Betrieb muss nicht von heute auf morgen alles auf einmal umstellen. Viele Sanitätshäuser beginnen mit einem Dokumententyp und weiten das System im eigenen Tempo schrittweise aus. Wir als die DZH sind dabei nicht nur Abrechnungspartner, sondern Digitalisierungspartner. Wir bringen gerne unsere Erfahrung mit zahlreichen Umstellungen ein und unterstützen dabei, einzelne Apps und Abläufe sinnvoll abzustimmen.

Gleichzeitig ist eine papierlose Abrechnung ein wichtiger Zwischenschritt in Richtung der elektronischen Verordnung (eVO). Die Basis ist in beiden Fällen dieselbe. Digitale Dokumente, digitale Übertragung und digitale Abrechnung gehen Hand in Hand, heute genauso wie später mit der eVO. Sanitätshäuser, die sich jetzt auf den Weg machen, sammeln wertvolle Erfahrung und entwickeln digitale Kompetenz, die später sowieso erforderlich wird.

Das Ergebnis: Mehr Zeit für alles, was wichtig ist

Nach der Umstellung läuft die Abrechnung im Sanitätshaus spürbar anders. Papierstapel gehören der Vergangenheit an. Beschädigte, verlorene oder unleserliche Dokumente sind kein Thema mehr. Die Einreichung passiert im Hintergrund.

In etlichen Digitalisierungsprojekten konnten wir beobachten, wie groß der Effekt tatsächlich ist. Schon durch die Digitalisierung eines einzigen Dokumententyps lassen sich in einem mittelgroßen Betrieb viele Stunden monatlich einsparen. Eine vollständig digitalisierte Abrechnung führt schnell zu Einsparungen von 60, 70 oder 80 Mitarbeiterstunden im Monat. Dazu kommen die direkten Kosten. Langfristig sind Drucker, Toner und Archivierung oft ähnlich aufwändig oder teurer als Hardware und Software für die digitale Abrechnung. Zusätzlich sinkt die Fehlerquote. Das Ergebnis ist ein moderner, besser steuerbarer Abrechnungsprozess mit weniger Reibung.

Die Umstellung auf eine papierlose Abrechnung kann die wirtschaftliche Stärke eines Sanitätshauses spürbar verbessern. Aber die digitale Abrechnung kann mehr als das: Sie verändert die Arbeit und verlagert die Rolle wertvoller Fachkräfte. Statt Routine und Fehlerbehebung rücken sinnvollere Aufgaben in den Fokus, beispielsweise Beratung und Verkauf. Statt Papier zu verwalten, bleibt mehr Zeit für das, was Wert schafft.

Welche Digitalisierungsschritte passen zu Ihrem Betrieb? Die DZH begleitet Sie gerne als Digitalisierungspartner – von der ersten Überlegung bis zur vollständig digitalen Abrechnung.