HilfsmittelStudie 2026: Erkenntnisse für Sanitätshäuser

Der wirtschaftliche Druck auf die Hilfsmittelbranche wächst. Zu viel Bürokratie, zu wenige Fachkräfte, und dazu noch ein angekündigter 3-Prozent-Abschlag auf vereinbarte Preise – Sanitätsbetriebe kennen die Herausforderungen aus ihrem Alltag. Eine groß angelegte Studie skizziert nun die Zukunft der Hilfsmittelversorgung. Wir zeigen, welche Hebel für Sie zählen.

Die HilfsmittelStudie 2026 stammt von der opta data Zukunfts-Stiftung, einer gemeinnützigen Einrichtung der opta data Gruppe, die zur digitalen Transformation im Gesundheitswesen forscht. Beteiligt waren außerdem das Institut für Zukunftspsychologie der Sigmund Freud PrivatUniversität Wien, der Bundesinnungsverband für Orthopädie-Technik (BIV-OT) und der Verband Versorgungsqualität Homecare (VVHC). Die Befunde stammen aus Interviews und Befragungen mit fast 1.000 Mitarbeitenden der Hilfsmittelbranche.

Befund 1: Die Branche entwickelt sich vom Produktanbieter zum Versorgungsakteur.

Sanitätshäuser spüren den Wandel bereits. Der Wert der Arbeit besteht keineswegs nur im Vertrieb von Hilfsmitteln, sondern zusätzlich in der Beratung, der Anpassung und der langfristigen Begleitung um das Produkt herum. 53 Prozent der Befragten sehen sich schon heute stärker in der Versorgungsverantwortung als im reinen Vertrieb.

Anhand dieser Erkenntnis definiert die HilfsmittelStudie 5 Entwicklungsstufen für Betriebe. Was diese Stufen konkret bedeuten, zeigt der Weg einer beispielhaften Kundin, die nach einem Sturz auf einen Rollator angewiesen ist.

Versorgen: Am Anfang steht das verordnete Hilfsmittel. Ihr Team erklärt Ihrer Kundin ihre möglichen Optionen, wählt gemeinsam mit ihr den passenden Rollator aus, passt ihn an ihre Größe an und weist sie in die sichere Nutzung ein.
Begleiten: Zum Produkt kommt der Mensch. Sie beraten die Kundin, schulen sie im Umgang mit dem Hilfsmittel und sind da, wenn Fragen aufkommen. Dabei merken Sie auch, wo im Alltag Ihrer Kundin weiterer Unterstützungsbedarf entstehen könnte.
Koordinieren: Versorgung findet selten an einem Ort statt. Oft beginnt sie im eigenen Zuhause der Kundin und reicht von dort über Hausärztin und Krankenkasse bis zur Pflege. Sie stimmen die Beteiligten so ab, dass entlang des gesamten Versorgungspfades alles ineinandergreift.
Navigieren: Werden Sie zur Drehscheibe für eine gute Versorgung. Behalten Sie den Überblick über den Versorgungspfad ihrer Kundin und weisen sie vorausschauend auf weiterführende Termine oder Anträge hin. So geben Sie der Kundin Sicherheit und machen Ihr Sanitätshaus zu der ersten Anlaufstelle für jeden weiteren Bedarf.
Gestalten: Auf der weitreichendsten Stufe geht Ihr Beitrag über die Wirkung im Einzelfall hinaus. Sie nutzen Daten und Erfahrungswerte, um Risiken früh zu erkennen, und gestalten ein vernetztes Versorgungssystem mit.

Für Sanitätshäuser beginnt dieser Weg mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Auf welcher Entwicklungsstufe steht Ihr Betrieb heute? Welche Ressourcen verlangt der nächste Schritt? Welche Kompetenzen und Kapazitäten sind vorhanden? Wer diese Fragen beantwortet, kennt bereits seinen nächsten Schritt.

Befund 2: Bürokratie kostet wertvolle Ressourcen.

Der Blick auf die vorhandenen Ressourcen kommt nicht von ungefähr. Vielerorts fehlt schlicht die Kapazität, sich einer wachsenden Rolle überhaupt anzunehmen. Bürokratische Abläufe fordern schon jetzt über 30 Prozent der Arbeitszeit. 84 Prozent der Befragten befürchten, dass sich die Versorgung durch Bürokratie und Kostendruck verschlechtert.

Ein Beispiel für einen strukturellen Treiber der Bürokratie ist der Vertragsdschungel mit Kranken- und Pflegekassen: Wer alle gesetzlich Versicherten versorgen will, verwaltet Verträge mit über 90 Krankenkassen. Bei 42 Produktgruppen entstehen so schnell hunderte Einzelverträge. Hinter jedem Einzelvertrag stehen ein eigener Genehmigungsweg und eigene Dokumentationspflichten. So kostet die Verwaltung um ein Produkt herum wertvolle Zeit.

Die Lasten tragen die Betriebe und die Menschen, die sie jeden Tag versorgen. Genau deshalb lohnt es sich, an dieser Stelle umzudenken. Standardisierte Abläufe, weniger Rückläufer und eine ausgelagerte Abrechnung können sich schnell rechnen. Denn weniger Zeit für Verwaltung bedeutet vor allem eines: mehr Zeit für die Menschen und für das eigentliche Handwerk.

Befund 3: Der Kostendruck ist real.

Zur Bürokratie kommt der finanzielle Druck. Das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz (BStabG) sieht einen pauschalen Abschlag von 3 Prozent auf vereinbarte Preise vor. Über das Pflegekompetenz- und -organisationsgesetz (PNOG) droht zudem, dass das Pflegehilfsmittel-Budget in einem größeren Entlastungsbudget aufgeht. 76 Prozent der Befragten erwarten, dass Bereiche aus dem Hilfsmittelverzeichnis entfallen oder nur noch eingeschränkt finanziert werden.

Die Studie sieht die Lösung auf Systemseite. Mehr Effizienz führt zu mehr Einsparungen. Ein pauschaler Abschlag ist damit vermeidbar. Umgehen können einzelne Sanitätshäuser den Abschlag nicht durch ihre eigene Effizienz. Sie können sich den Gedanken dennoch zunutze machen: Geringere Verwaltungskosten wirken drohenden Abschlägen entgegen, ohne dass die Versorgung darunter leidet. Wer heute die Kosten für Beratung, Anpassung und Nachsorge sauber kalkuliert, kann langfristig die Prozesskosten planen. Ein anstehender Kostendruck wird so zumindest abgefedert.

Befund 4: Digitalisierung soll entlasten, nicht beeindrucken.

Ein naheliegender Ansatz für mehr Effizienz ist die Digitalisierung. Bemerkenswert ist, dass die Branche nicht zuerst auf spektakuläre KI-Lösungen setzt: 76 Prozent der Befragten sehen die Prozessdigitalisierung als ihre erste Priorität, noch vor KI in der Administration und Teleberatung. Das Potenzial der Digitalisierung ist groß. Realisiert wird es allerdings nur, wenn die Digitalisierung an der richtigen Stelle ansetzt.

Ein Beispiel aus dem Alltag verdeutlicht, dass der Prozess im Kern längst digitalisierbar ist: Eine Standard-ERP-Lösung erfasst eine Verordnung einmalig, schickt den Kostenvoranschlag automatisch, verarbeitet Kassenänderungen und übernimmt die Abrechnung. Aufwändig wird es dort, wo dieser digitale Prozess auf analoge Wege trifft – etwa beim Abtippen der Papierverordnung oder bei der Kassenkommunikation per Post. Diese Übergänge kosten Zeit und machen den Prozess fehleranfällig. Ein Tippfehler genügt, und der Rückläufer landet wieder auf demselben Schreibtisch.

Der sinnvolle erste Schritt ist deshalb ein durchgängiger, papierloser Abrechnungsprozess. Wer hier ansetzt, entlastet die Verwaltung und schafft mehr Zeit für Beratung und Versorgung.

Befund 5: Fachkräfte müssen von Verwaltung befreit werden.

Eine empathische Versorgung und eine persönliche Beratung gelingen nur mit engagierten Fachkräften. Vor diesem Hintergrund stimmt es nachdenklich, dass 81 Prozent der Befragten den Fachkräftemangel als die größte Zukunftsherausforderung benennen. Der Versorgungsbedarf steigt, aber nur 52 Prozent der Befragten würden die Branche überhaupt weiterempfehlen. Umso schwerer wiegt, dass die Zeit, die Menschen zugutekommen soll, in Verwaltung und Dokumentation gebunden ist.

Die Verwaltung von der Versorgung zu trennen, wirkt weit über das Büro hinaus. Abrechnungen, Vertragspflege und Personaladministration lassen sich effizient auslagern. Das entlastet nicht nur Fachkräfte, sondern stärkt gleichzeitig die Versorgung der Menschen, für die sie da sind.

Fazit: Die Zukunft des Sanitätshauses ist mehr als nur Fachhandel.

Die Zukunft der Branche liegt nicht im Produkt allein, sondern in einer koordinierenden Versorgungsrolle. Wie Sanitätshäuser diesen Weg schon heute einschlagen können, zeigt die HilfsmittelStudie 2026:

Standort bestimmen: Verorten Sie Ihr Sanitätshaus auf den 5 Entwicklungsstufen. Was braucht der nächste Schritt an Kapazität und Kompetenz?
Verwaltung entlasten: Standardisieren Sie Prozesse und senken Sie Rückläufer. Wo lohnt es sich, die Abrechnung abzugeben?
Marge absichern: Behalten Sie die eigentlichen Prozesskosten im Blick. Mit welchen Schritten treten Sie Kostenabschlägen durch mehr Effizienz entgegen?
Digital entlasten: Setzen Sie am größten Medienbruch an. Was fehlt für einen durchgängigen, papierlosen Prozess?
Fachkräfte binden: Trennen Sie Verwaltung von Versorgung. Welche Aufgaben können Sie auslagern, um Ihre Fachkräfte spürbar zu entlasten?

Der Weg, den die Studie beschreibt, ist anspruchsvoll – das steht außer Frage. Machbar wird er, wenn ein Teil der Last auf anderen Schultern liegt. Genau hier ist die DZH an Ihrer Seite und unterstützt Sie bei der Verwaltung – damit Ihnen und Ihren Fachkräften wieder mehr Zeit für das Handwerk bleibt. Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch schauen, wo für Ihr Haus der beste erste Schritt liegt.

Die vollständige HilfsmittelStudie 2026 steht kostenlos bei der opta data Zukunfts-Stiftung zum Download bereit.